Kanban: Effizientes Workflow-Management für optimierte Produktivität

Was ist Kanban?

Kanban ist eine agile Methode des Projektmanagements, die darauf abzielt, den Arbeitsfluss zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Dabei wird ein visuelles Kanban-Board verwendet, um den Fortschritt der Aufgaben darzustellen und den Fluss der Arbeit zu visualisieren. Aufgaben werden nicht aktiv zugewiesen, sondern von jeweiligen Teammitgliedern nach einem festgelegten Limit gezogen, wenn die Kapazität dafür vorhanden ist. Durch die Begrenzung der Work-in-Progress (WIP) werden Engpässe identifiziert und kontinuierliche Verbesserungen angestrebt, um ein effektives und reibungsloses Projektmanagement zu ermöglichen.

Wie erstelle ich ein Kanban Board?

Das Kanban Board wird auf einer geeigneten Oberfläche (physisch oder digital), zum Beispiel auf einem Whiteboard oder mit einer Software erstellt. Hierzu eignen sich unterschiedliche digitale Plattformen wie zum Beispiel Jira.

Zunächst werden dabei folgende Spalten definiert, die den Arbeitsfluss darstellen sollen: “Backlog”,” To-do”, “In Bearbeitung”, “Überprüfung” und “Abgeschlossen”. Im nächsten Schritt werden Karten erstellt, die die einzelnen Aufgaben repräsentieren. Diese Karten werden nun je nach Phase den einzelnen Spalten zugeteilt, um den Status dieser Aufgabe visuell darzustellen. Optional lassen sich hier weitere Faktoren wie Zuständigkeiten usw. darstellen.

Die 3 Kanban Prinzipien

1. Starte mit dem, was du hast: Kanban berücksichtigt die bestehenden Rollen und Abläufe deiner Organisation. Du musst daran also nichts verändern!

2. Inkrementelle Veränderung: Mit der Kanban-Methode verfolgst du keinen endgültigen Zielzustand, sondern der Fokus liegt dabei auf einer kontinuierlichen schrittweisen Verbesserung. Somit kannst du deinen Kanban-Prozess auch an sich ändernde Gegebenheiten anpassen.

3. Kanban auf allen Ebenen der Organisation: In deiner Organisation müssen nicht alle mit Kanban arbeiten. Wenn sich durch die Methode allerdings Anpassungen ergeben, sollte diese von allen Hierarchieebenen angewandt werden, um die Ergebnisse des Kanaban- Prozesses nicht zu verfälschen und möglichen Optimierungen nicht im Wege zu stehen.

Die 6 Kanban Praktiken

Des Weiteren funktioniert das Kanban System unter folgenden sechs Praktiken, die du je nach den Bedürfnissen deines Projektes anpassen kannst:

1. Das Work-in-Progress-Limit: In der Regel bestimmt ein selbst festgelegtes Limit, wie viele Aufgaben gleichzeitig in einer bestimmten Spalte bearbeitet werden dürfen, um Engpässe zu verhindern und den Fokus auf die jeweiligen Aufgaben zu fördern.

2. Das Pull-Prinzip: Aufgaben werden nicht aktiv zugewiesen, sondern von jeweiligen Teammitgliedern gezogen, wenn die Kapazität dafür vorhanden ist.

3. Swimlane: Teams, Projekte oder Aufgabentypen lassen sich noch mal horizontal auf dem Kanban-Board trennen und organisieren.

4. Cycle Time: Die Cycle Time umfasst die Zeit, die benötigt wird, um eine Aufgabe vom Anfang bis zum Ende des Arbeitsflusses zu durchlaufen. Dadurch kann die Effizienz und Durchlaufzeit einer Aufgabe gemessen werden.

5. Lead Time: Die Zeit, die benötigt wird, um eine Aufgabe von ihrem Eingang bis zu ihrer Fertigstellung (inklusive Wartezeit in den verschiedenen Phasen) zu durchlaufen.

6. Regelmäßige Überprüfung: Das Kanban-System wird regelmäßig überprüft und verbessert, um Engpässe zu beseitigen, Effizienzsteigerungen vorzunehmen und den Arbeitsfluss zu optimieren.

Wann ist die Anwendung der Kanban-Methode sinnvoll?

Die Anwendung der Kanban-Methode ist sinnvoll, wenn ein kontinuierlicher Arbeitsfluss benötigt wird, ohne feste Iterationen oder Zeitvorgaben. Sie eignet sich gut für Projekte mit sich häufig ändernden Anforderungen und Prioritäten sowie für Teams, die eine hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit benötigen. Kanban ist auch geeignet, um Engpässe zu identifizieren, den Durchsatz zu maximieren und den Fokus auf kontinuierliche Verbesserung zu legen.

Die Anwendung der Kanban-Methode ist möglicherweise nicht sinnvoll, wenn ein strukturiertes Framework mit festen Iterationen und klar definierten Rollen bevorzugt wird, wie es bei Scrum der Fall ist. Wenn ein Projekt hohe Planungsanforderungen hat und enge Zeitvorgaben einzuhalten sind, könnte eine Methode wie Scrum besser geeignet sein. Darüber hinaus ist Kanban möglicherweise nicht ideal für komplexe Projekte mit vielen Abhängigkeiten und Interaktionen zwischen Aufgaben, da die Methode möglicherweise nicht genügend Struktur bietet, um diese Komplexität zu bewältigen.

Was ist der Unterschied zwischen Scrum und Kanban?

Beide Methoden sind agile Projektmanagement-Frameworks. Die Kanban-Methode ist dabei allerdings deutlich flexibler, da Scrum ein festes Framework ist, was Rollen, Teamgröße, Events oder Produktverantwortung vorgibt. Sowohl Scrum als auch Kanban können in unterschiedlichen Projektkontexten mit verschiedenen Anforderungen genutzt werden. Die Wahl zwischen Scrum und Kanban hängt daher von Faktoren wie Teamdynamik, Projektumfang und -komplexität sowie Kundenanforderungen ab.