Effektive Kommunikation: Starkes Werkzeug für den Unternehmenserfolg

Gute Kommunikation bringt Menschen zusammen und fördert den Erfolg – und umgekehrt: Ohne klare Kommunikation entstehen Spannungen, die Arbeitsabläufe stören und das Betriebsklima verschlechtern. Wir zeigen euch, wie ihr die Kommunikation in eurem Unternehmen effektiv gestalten und eure Teamarbeit stärken könnt.

Effektive Kommunikation: Viel mehr als Worte

Was bedeutet eigentlich effektive Kommunikation? Unter Kommunikation versteht man den zielgerichteten Austausch von Informationen, Gedanken und Gefühlen. Dabei spielen verbale und nonverbale Botschaften eine Rolle. Die verbale Kommunikation umfasst Worte und Schrift, während die nonverbale Kommunikation aus Körpersprache, Mimik und Gestik besteht. Es kommt schließlich nicht nur darauf an, was man sagt, sondern auch, wie man es sagt.

Effektiv ist eure Kommunikation dann, wenn ihr damit das erreicht, was ihr erreichen wollt. In diesem Artikel geht es um die interne Kommunikation, also um den Umgang miteinander innerhalb eures Unternehmens. Dieser betriebliche Dialog findet unter den Mitarbeitenden sowie zwischen Teammitgliedern und Führungskräften statt. Auch bei interner Kommunikation solltet ihr anstreben, dass alle Beteiligten ihre Ziele ohne Missverständnisse und Konflikte kommunizieren können.

Vier Kommunikationsebenen: Was wirklich ankommt

Kommunikation ist komplex – was gesagt wird, ist nämlich nicht immer das, was verstanden wird. Der deutsche Kommunikationspsychologe Friedemann Schulz von Thun spricht von vier Kommunikationsebenen. Sein Kommunikationsquadrat veranschaulicht, dass jede Botschaft auf viert Arten interpretiert werden kann, und zwar jeweils vom Sender und vom Empfänger:

1. Sachebene: Hier geht es um die reine Information, also Daten und Fakten, die in einer Botschaft stecken. „Ich habe das Projekt erfolgreich abgeschlossen“ ist eine Information über das Projektende.

2. Selbstoffenbarungsebene: Auf dieser Ebene gibt der Sender – bewusst oder unbewusst – etwas über sich selbst preis. Das können die eigenen Gefühle, Wünsche oder Absichten sein. In der Feststellung „Ich habe das Projekt erfolgreich abgeschlossen“ schwingen vielleicht Stolz oder Erleichterung mit.

3. Beziehungsebene: Die Beziehung zwischen Sender und Empfänger beeinflusst die Nachricht ebenfalls. „Mach das endlich fertig!“ kann freundlich motivierend oder herablassend wirken.

4. Appellebene: Auf dieser Ebene äußert der Sender direkt oder indirekt, was er vom Empfänger erwartet. Ein Beispiel: „Kannst du das noch heute erledigen?“ drückt einen Handlungswunsch aus.

Wenn ihr euch die einzelnen Ebenen dieses Vier-Seiten-Modells immer wieder bewusst macht, kommuniziert ihr effektiver und vermeidet Spannungen.

Warum ist effektive Kommunikation im Unternehmen wichtig?

Gute Kommunikation ist ein zentrales Führungsinstrument und die Voraussetzung für eine fruchtbare Zusammenarbeit. Das sind die wichtigsten Gründe:

• Höhere Motivation: Transparente und respektvolle Kommunikation stärkt das Teamgefühl und begünstigt eine positive Unternehmenskultur. Wenn Führungskräfte ihre Mitarbeitenden regelmäßig über wichtige Entwicklungen informieren und ihre Meinungen ernst nehmen, fühlt sich jeder als Teil des großen Ganzen. Das schafft eine positive Arbeitsatmosphäre, in der alle gerne ihr Bestes geben.

• Weniger Konflikte: In einer Arbeitsumgebung, in der alle offen kommunizieren, sinkt das Risiko von Missverständnissen und Streitigkeiten erheblich. Das senkt den Stresspegel und trägt zur psychologischen Sicherheit bei, sodass alle fokussierter und produktiver arbeiten können.

• Erhöhte Produktivität: Klare Anweisungen führen zu weniger Fehlern und reibungsloseren Arbeitsabläufen. Wenn alle wissen, was von ihnen erwartet wird, können sie ihre Aufgaben effizienter erfüllen. Zudem steigert eine klare Kommunikation die Innovationskraft, weil sich alle trauen, neue Ideen einzubringen und auszuprobieren.

• Berufliche Entwicklung: Konstruktive Rückmeldungen helfen dabei, die eigenen Stärken und Schwächen zu erkennen und sich kontinuierlich zu verbessern – dies gilt für Mitarbeitende ebenso wie für Führungskräfte. Durch Feedback in beide Richtungen etabliert ihr eine Kultur des Lernens und der gegenseitigen Unterstützung.

Alle genannten Vorteile einer effektiven Kommunikation stärken außerdem die Mitarbeiterbindung: Wer in einem gewaltfreien, motivierenden und unterstützenden Umfeld arbeitet, bleibt länger im Unternehmen.

Wichtige Komponenten für die effektive Kommunikation im Unternehmen

Um gut zu kommunizieren, müsst ihr das Zusammenspiel mehrerer Komponenten beachten. Die folgenden Erläuterungen helfen euch dabei, den richtigen Weg zu einer effektiven Kommunikation in eurem Unternehmen zu finden:

• Verbale Kommunikation: Ob online oder live – kommuniziert klar, transparent, wertschätzend und verständlich ohne Fachjargon oder komplizierte Ausdrücke. Je nach Botschaft und Zielgruppe sind unterschiedliche Kommunikationskanäle geeignet. Die Bandbreite in der internen Kommunikation reicht von E-Mails über Meetings, Mitarbeitergespräche, Workshops und Telefonate bis zu Instant Messaging. In der schriftlichen Kommunikation kommt es allerdings schnell zu Missverständnissen, weil nicht alle Kommunikationsebenen erkennbar sind. Sucht deshalb bei Problemen am besten das persönliche Gespräch, um Sachinformationen durch nonverbale Signale zu verstärken.

• Nonverbale Kommunikation: Körpersprache, Mimik und Gestik spielen eine große Rolle für die effektive Kommunikation, weil sie Botschaften verstärken oder abschwächen. Setzt nonverbale Kommunikation bewusst ein, um eure Botschaft zu unterstreichen. Achtet dabei darauf, dass eure nonverbalen Signale mit euren Worten übereinstimmen, sonst wirkt ihr unglaubwürdig.

• Aktives Zuhören: Wer gut zuhört, zeigt Wertschätzung und versteht die Bedürfnisse seines Gegenübers besser. Aus interessiertem Fragen und aktivem Zuhören entstehen häufig offene Gespräche und kreative Ideen. Indem Führungskräfte ihre eigene Meinung zurückstellen, zeigen sie echtes Interesse und schaffen eine vertrauensvolle Atmosphäre.

• Konstruktives Feedback: Regelmäßiges Feedback hilft Menschen dabei, ihre Leistungen zu verbessern und sich weiterzuentwickeln. Achtet darauf, dass alle im Team, auch die Führungskräfte, Feedback geben und empfangen. Führt anonyme oder offene Feedbackrunden durch, um ehrliche Meinungen zu bekommen. Offenes Feedback stärkt die Kommunikation im Team und hilft dabei, Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und gemeinsam zu bewältigen.

Tools und Instrumente für eine gelungene Kommunikation

Effektive Kommunikation erfordert neben den richtigen Fähigkeiten die angemessenen Werkzeuge und Techniken. Sie erleichtern den Austausch von Informationen und die Zusammenarbeit im Team:

1. Digitale Tools: Online-Lösungen wie Intranet, Blogs, Newsletter und Unternehmens-Wikis machen wichtige Informationen in Zeiten flexibler Arbeitsmodelle für alle Teammitglieder zugänglich. Sie erleichtern Diskussionen, Wissenstransfer und die Zusammenarbeit über verschiedene Abteilungen hinweg. Außerdem ermöglichen sie eine schnelle Vernetzung und schaffen ein Gefühl der Zugehörigkeit, was die Mitarbeiterbindung stärkt. Ein weiterer Vorteil: Digitale Tools lassen sich schnell aktualisieren.

2. Persönliche Kommunikation: Regelmäßige Gespräche mit Mitarbeitenden und Präsenzveranstaltungen wie Teambuilding-Events oder Unternehmensfeste sind die perfekte Gelegenheit, um den Zusammenhalt zu stärken. Durch Mitarbeiterbefragungen und Feedback-Runden könnt ihr ebenfalls die Kommunikation im Unternehmen verbessern und auf persönliche Anliegen eingehen. Beim sogenannten Management-by-walking-around (MBWA) gehen Führungskräfte regelmäßig durch das Unternehmen und suchen das Gespräch mit den Mitarbeitenden. Dadurch erkennen sie Probleme frühzeitig und fördern einen offenen Dialog.

Bei der Umsetzung von Techniken und Werkzeugen helfen Kommunikationstrainings und regelmäßige Schulungen. Dadurch erweitert ihr die Kommunikationsfähigkeiten im Unternehmen ganz gezielt und stellt ihr sicher, dass alle Mitarbeitenden ihre Fähigkeiten ausbauen und die gleichen Best Practices kennen und anwenden.

Fazit

Der betriebliche Dialog ist ein wichtiges Standbein eurer Unternehmenskultur. Mit effektiver Kommunikation optimiert ihr organisatorische Abläufe und stärkt Wissenstransfer, Motivation und Bindung unter euren Mitarbeitenden. Gute Kommunikation setzt allerdings laufende Aufmerksamkeit und Anpassung voraus. Wer sich darauf einlässt, kann die Zusammenarbeit und das Wohlbefinden im Unternehmen nachhaltig verbessern.